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Gestión de registros e información
Clasificación De Archivos
Ordene, organice y administre archivos físicos a escala
Organiza lo desordenado
Los archivos mezclados y los documentos desorganizados no son solo una molestia. Son una responsabilidad que puede incrementar los costos de almacenamiento, aumentar los riesgos de pérdida de información y litigio, y obstaculizar el flujo de información crítica.
Pero, ¿qué pasaría si pudieras gestionar de manera eficiente tus archivos mezclados y saber qué retener, destruir de manera justificada, digitalizar o proporcionar un ahorro, un asunto legal u otra necesidad empresarial? ¿Y si pudieras hacer todo esto sin un proyecto de descubrimiento complejo y laborioso?
Con Iron Mountain Smart Sort, puedes hacerlo. Smart Sort es una solución simple que te ayudara a tener el control de tu inventario.
Iron Mountain Smart Sort
Servicios
Informes y Gestión de Inventarios
Acceso fácil y seguro para gestionar tu documentación online
Destrucción Segura
Destruya sus registros en papel, plástico y medios electrónicos de una manera segura, legal y económica.
Almacenamiento de registros y cajas para empresas
Hazle frente a los desafíos complejos de seguridad de la información. Descubre nuestras soluciones.
Beneficios de Smart Sort de Iron Mountain
✓ Encuentra los documentos de forma rápida y precisa
✓ Toma decisiones defendibles sobre qué registros conservar, destruir o digitalizar
✓ Reduce el coste y el riesgo del almacenamiento de archivos
✓ Facilita la reconfiguración y el cierre de oficinas
✓ Acelera la transformación digital
✓Navegue rápidamente por fusiones, adquisiciones y desinversiones
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Cómo Smart Sort puede ayudar a tu empresa
Historiales médicos
Un hospital reduce los costes de almacenamiento de registros y mejora la visibilidad y el cumplimiento con Smart Sort de Iron Mountain
Descubre cómo un importante centro médico de EE.UU. liberó espacio para la atención de los pacientes al trasladar sus registros en papel fuera de sus instalaciones. Aprovecharon Smart Sort de Iron Mountain para clasificar, reorganizar y seleccionar sus archivos antes del traslado. El resultado fue una mayor visibilidad de su inventario y un ahorro de más de un millón de dólares en costes de almacenamiento.
Una empresa del sector salud utiliza Smart Sort para reducir costos/riesgos de almacenamiento de registros
Descubre cómo una clínica privada utilizó la solución Smart Sort de Iron Mountain para clasificar y reorganizar todo su inventario de registros, estableciendo un proceso para la destrucción sustentada de todos los registros actuales y futuros. El resultado fue un mejor cumplimiento, una mayor precisión del inventario, una reducción del riesgo y una disminución de los costos de almacenamiento del 40-50%.
Smart Sort de Iron Mountain despeja el camino para un ahorro corporativo
Descubre cómo una gran aseguradora involucrada en una importante desinversión confió en Smart Sort de Iron Mountain para determinar rápidamente qué registros corporativos conservar y cuáles entregar a los compradores. Gracias a Smart Sort, el proyecto se completó en menos tiempo y con un costo menor del que habría sido posible utilizando recursos internos.
Preguntas frecuentes
Smart Sort is a simple and budget-friendly solution to help you finally gain control of your records inventory.
¿Es Smart Sort sólo para los registros almacenados en Iron Mountain?
¿Qué pasa si tengo registros almacenados en varios lugares o con varios proveedores?
Consolidaremos el inventario en unas instalaciones de Iron Mountain y, a continuación, realizaremos el proyecto Smart Sort. Al finalizar el proyecto, almacenamos sólo los archivos que deben conservarse. El proceso de Smart Sort identifica los archivos que han cumplido con los requisitos de retención y que pueden destruirse de forma justificada. Con un inventario depurado, podrás reducir tus costes pagando por almacenar sólo aquellos archivos que necesitan ser retenidos para cumplir con los requisitos.
¿Qué hay que hacer para iniciar el proceso Smart Sort?
¿Admite Smart Sort múltiples políticas de conservación de registros y tipos de registros?
¿Qué tipos de registros se recomiendan, y cuáles no, para un proyecto Smart Sort?
- Las mayores ventajas de un proyecto Smart Sort se obtienen con los registros empresariales principales que llevan reglas de retención de fechas de eventos (por ejemplo, préstamos, pólizas, reclamaciones, registros de pacientes, expedientes de casos, registros de RRHH, etc.).
- No es recomendable para los registros corporativos/de la empresa (registros de nóminas, facturas, etc.).
¿Estoy obligado a utilizar Smart Sort en todo mi inventario o puedo proceder con un enfoque gradual?
Necesito un proceso defendible para la destrucción de registros. ¿Cómo puede ayudar Smart Sort?
- El proceso Smart Sort utiliza tu programa de retención y tus reglas para crear una metodología estandarizada para la revisión y el procesamiento de archivos. Este enfoque basado en reglas nos permite ofrecer un resultado coherente y defendible.
- Al final del proceso Smart Sort, te proporcionaremos un informe que te da visibilidad a nivel de archivo y la disposición correspondiente a cada archivo. Este informe te permite defender las acciones realizadas en cada archivo.
- Para más información, consulta Smart Sort ofrece un camino hacia la eliminación defendible.
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