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Respaldo para la transición a la firma legal electrónica
Para realizar una transición exitosa a procesos electrónicos, se requiere la capacidad de almacenar, recuperar y distribuir electrónicamente registros en diversos formatos de manera conveniente, segura y rentable. Los servicios administrados de Iron Mountain para la conversión de documentos y el archivado de imágenes permiten implementar estas capacidades de forma rápida y confiable, sin los grandes gastos y los plazos prolongados de una solución interna.
Cambie del sistema impreso al electrónico, con conversión de archivos de información histórica y documentos en uso hasta la fecha
Si su firma posee un gran registro de información histórica de registros impresos, Iron Mountain puede ayudarlo a establecer un proceso rápido y eficiente para la conversión de grandes volúmenes al formato electrónico, incluso la eliminación de registros sin valor, con el objetivo de optimizar la búsqueda y el acceso, y reducir al mismo tiempo el almacenamiento físico en las instalaciones y los costos relacionados. También podemos ayudarlo a establecer procesos para convertir documentos recientemente creados al formato electrónico, como parte del workflow rutinario de la firma.
Las capacidades de imágenes bajo demanda permiten el sistema "Pague cuando lo utilice": los documentos se escanean de forma selectiva, según las necesidades de recuperación. Se escanean los registros, o partes de éstos, con gran actividad de consulta. Aquellos registros que presentan escasa actividad de consulta se retienen en formato impreso y sólo se escanean bajo demanda.
El archivado de imágenes permite el acceso en cualquier momento y en cualquier lugar
Con este servicio alojado, Iron Mountain le ofrece a su firma un archivo de imágenes de alta capacidad y de alta disponibilidad, que almacena copias digitales de documentos esenciales. Las herramientas de búsqueda y las capacidades de obtención rápida permiten que los usuarios autorizados tengan un rápido acceso a las imágenes las 24 horas del día, los 7 días de la semana, a través de Internet.
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Retención y Eliminación
